Обучающие визиты по программе «Erasmus+» (для выезжающих)

На основании приказа Ректора от 15 декабря 2023 года № 01-142 «Об утверждении порядка  участия сотрудников и преподавателей ЕГУ в международных программах обмена отбор сотрудников ЕГУ для учебных визитов осуществляется централизованно. Отбор проводит комиссия, назначенная Ректором.

Подать заявку на участие в учебных визитах по программе Erasmus+ могут все представители академического и неакадемического персонала ЕГУ.

Отбор на обучающие визиты по программе «Erasmus+» 

Критерии соответствия заявки:

• указаны цели визита, добавленная ценность, описаны учебные мероприятия / программа, ожидаемые результаты и влияние;

• цель визита связана с профессиональным развитием сотрудника через обучение / обмен опытом;

• информация в учебном соглашении / заявке не дублирует и не совпадает с содержанием другой заявки, поданной в том же конкурсе;

• учебное соглашение / заявка подписаны (утверждены) подающим сотрудником и руководителем подразделения.

Если заявка не соответствует критериям допустимости, она отклоняется без рассмотрения содержательной части.

Отобранные сотрудники должны выехать на учебный визит не позднее чем через 6 месяцев после даты заседания комиссии. В случае несвоевременного выезда назначенная дотация аннулируется.

Минимальная продолжительность индивидуального учебного визита (наблюдение за работой — job-shadowing, обмен опытом и т.п.) составляет 2 рабочих дня, максимальная — 4 рабочих дней.

В случаях, когда визит осуществляется для участия в обучении, программа которого заранее определена принимающей организацией и применяется ко всем участникам (например, международная учебная неделя, языковые или иные курсы и т.п.), и/или если визит существенно способствует интернационализации университета, может быть предоставлено финансирование до 5 рабочих дней (без дороги).

При выборе экологичного способа путешествия минимальная продолжительность визита также составляет 2 рабочих дня, но максимальная — 10 рабочих дней. Решение о финансировании визитов более длительной продолжительности принимает отборочная комиссия.

В случае необходимости, на поездку может быть выделено не более 2 оплачиваемых дней на дорогу (1 день до начала мероприятий и 1 день после их завершения). Если нет возможности добраться туда и/или обратно за 1 день (например, отсутствуют прямые рейсы и т.д.), допускается планировать до 2 дней в пути туда и до 2 дней обратно, однако оплачивается только по 1 дню в каждую сторону.

Исключение применяется при выборе экологичного транспорта: в этом случае на поездку может быть выделено до 4 оплачиваемых дней — до 2 дней до начала мероприятий и до 2 дней после их завершения.

Если сотрудник решает поехать к принимающей организации экологичным способом (в обе стороны), до подписания договора о предоставлении гранта он обязан предоставить декларацию честности (sąžiningumo deklaracija).

Сотрудникам ЕГУ, выезжающим в учебные визиты по программе «Erasmus+», компенсируются два типа расходов:

1. Расходы на проживание

Выплачивается фиксированная сумма в зависимости от страны пребывания:

2. Расходы на проезд

Компенсация рассчитывается в зависимости от расстояния от места отправления (ЕГУ) до места проведения визита. Расстояние определяется при помощи калькулятора расстояний, размещённого на сайте Европейской комиссии.

Если используется экологичный способ передвижения, предоставляется увеличенная дотация (см. таблицу ниже).
Экологичная поездка — это поездка туда и обратно с использованием транспорта с низким уровнем выбросов (например, автобус, поезд) либо поездка на автомобиле с другими участниками той же мобильности.
Если расстояние до принимающей организации менее 500 км, поездка обязательно должна быть экологичной.

Если поездка не планируется или финансируется из других источников, не связанных с Erasmus+ (например, сотрудник уже находится на месте в рамках другой деятельности), он обязан заранее уведомить Отдел по делам студентов и международной мобильности письменно (по электронной почте или в бумажной форме). В таком случае дотация на проезд не выплачивается.

Если место отправления не совпадает с местом базирования ЕГУ и/или место прибытия не совпадает с принимающей организацией, участник мобильности обязан предоставить объяснение.

Финансирование поездки

* «Расстояние поездки» — это расстояние от места отправления (ЕГУ) до места проведения мероприятий, а «выделенная сумма» покрывает оба направления — туда и обратно.

Дополнительное финансирование для лиц с особыми потребностями

Лицам с инвалидностью может быть предоставлена дополнительная дотация, покрывающая 100% фактически понесённых и допустимых к компенсации расходов, связанных с особыми потребностями.

Заявки на дополнительное финансирование рассматриваются Фондом поддержки обменов в сфере образования (ŠMPF). Отобранные сотрудники должны после объявления результатов отбора заполнить и подать заявку на дополнительное финансирование до даты, указанной на сайте ŠMPF. Заявку в ŠMPF отправляет Отдел по делам студентов и международной мобильности.

Выплата дотации

Дотация выплачивается в два этапа:

• 70-80% аванса от общей суммы командировочных расходов — в течение 15 рабочих дней после подписания договора на получение дотации, при условии, что учебное соглашение (и заявление на командировку) поданы не позднее чем за 20 рабочих дней до запланированного визита.

• Оставшиеся 20-30% — после возвращения и полного отчёта о визите, включающего:

  • справку о участии от принимающей организации;

  • подтверждающие документы об экологичной поездке и её продолжительности (счета / билеты и т.п.), если применимо;

  • заполненную онлайн-анкету ЕС (EU Survey);

  • справку о командировке.

Внимание: расходы (покупка авиабилетов, бронирование жилья и т.п.) могут производиться только после утверждения заявления на командировку.

Не менее чем за 20 рабочих дней до визита необходимо отправить на электронную почту (international@ehuniversity.lt) финальную, полностью согласованную и подписанную всеми тремя сторонами (сотрудником, руководителем подразделения и принимающей организацией) версию учебного соглашения.

После получения соглашения координатор отправит вам по электронной почте информацию о том, как подать заявление на командировку и какой источник финансирования указать в заявлении. После подачи заявления координатор программы пришлёт вам договор на получение дотации для подписи.

Обратите внимание: расходы (покупка авиабилетов, бронирование жилья и т.п.) можно осуществлять только после утверждения вашего заявления на командировку.

Перед визитом

Зайдите в Отдел по делам студентов и международной мобильности, чтобы получить раздаточные материалы / сувениры, предназначенные для принимающего вуза / компании / организации.

Во время визита вы обязаны иметь страховку.

Страховое покрытие обязательно должно включать медицинское страхование.
Страхование гражданской ответственности и от несчастных случаев рекомендуется, но не является обязательным.

Важно!

Если у вас нет страховки, рекомендуем:

• Оформить частную страховку;

• Получить Европейскую карту медицинского страхования.

Эта карта выдаётся бесплатно. Её можно получить в Кассе больничного страхования Вильнюса. Больше информации можно узнать на сайте.
Если у вас уже есть такая карта, рекомендуется проверить срок её действия.

В течение пяти дней после окончания визита вы должны:

• Прислать на international@ehuniversity.lt подписанное уполномоченным представителем принимающего иностранного учебного заведения подтверждение об участии (Confirmation), в котором должны быть указаны:

  • период преподавательского визита (без учёта дней на дорогу);

  • количество часов преподавания;

  • отметка о том, что визит был организован в рамках программы Erasmus+.

• Заполнить отчёт о  визите (информация о форме отчёта будет выслана вам по электронной почте);

• Прислать проездные документы при экологической поездке( автобус / поезд и т. п.);

Только после полного отчёта участнику будет выплачен остаток в размере 20-30% от командировочных расходов.

Порядок участия сотрудников и преподавателей Европейского гуманитарного университета в международных программах обмена 
Форма учебного соглашения
Форма подтверждения участия
Декларация об экологичной поездке